湖北美术学院会议费管理办法

 

第一章  总则

第一条  为加强和规范学校会议费管理，推进厉行节约反对浪费制度建设，精简会议、改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费支出，根据《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行发[2020]2号）、《在华举办国际会议经费管理办法》（财行[2015]371号）《省委办公厅 省政府办公厅印发〈关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（鄂办发[2017]50号）精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于学校各教学单位、职能部门、项目团队（以下简称“单位”）举办（含主办、承办）的各类会议，包括国内业务会议、国内管理会议和在华举办的国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

在华举办的国际会议是指各级外事部门批准的、在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。

第三条　各单位在举办会议时，应遵循实事求是、精简高效、厉行节约的原则。会议举办者和经费开支的负责人是会议费直接责任人，对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性承担直接责任。各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有管理和监督责任。

第二章　会议费开支范围和标准

第四条  举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第五条　国内会议费支出标准

国内会议费开支实行综合定额控制，综合定额标准是会议费开支的上限，校内各单位要严格参照标准执行，严禁提高会议住宿、用餐标准。

国内会议费综合定额标准如下（单位:元/人/天）：         

（一）综合定额里的其他费用包括会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。

（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。

（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用。

第六条  国际会议费支出标准

学校举办的国际会议费支出按以下标准控制：

（一）场地租金。会议正式代表场地租金的人均定额标准为：A类国际会议每天200元，B类国际会议每天 150元。

（二）同声传译设备和办公设备租金。会议正式代表人均定额标准为每天100元。

（三）会议期间可安排一次宴请。会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为180元。

（四）交通费。会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的，各单位应当合理使用车型，严格控制随行车辆。租金定额标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元，中巴士(25座及以下)每辆每天l000元，小轿车(5座及以下)每辆每天800元。

（五）会议期间工作人员食宿费用开支标准为每人每天450元。

（六）会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的，用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。

（七）同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员，每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员，每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员，我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算。

（八）其他会务费用实行综合定额控制，会议正式代表人均支出标准为每天100元。支出范围包括:办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。

第七条 下列费用纳入会议费预算，可在会议费综合定额外开支，从相应的支出科目中据实列支：

（一）特邀会议代表城市间交通费、国际旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上按差旅费管理规定由所在单位报销；对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费、国际会议期间住宿费，可对照学校相应标准予以报销。

（二）参会专家劳务费。举办会议可根据实际情况，参照《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》（财科教[2017]128号）、《湖北省省级党政机关培训费管理办法》（鄂财行一发[2017]20号）、《湖北省省级党政机关评审费管理暂行办法》（鄂财行发[2018]31 号）有关规定向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、评审费等。

（三）会议工作人员劳务酬金。举办会议可根据实际情况，向无固定收入的工作人员（学校本科生、研究生、临时聘用人员等）发放相应的劳务酬金。

第三章　会议费审批和报销管理

第八条  各单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。除上级、学校批准的特殊重要会议外，国内会议会期原则上不得超过两天，其中报到和离开时间合计不得超过1天；国际会议会期不超过3天，其中报到和离开时间合计不得超过2天。

国内业务会议参会人数原则上控制在100人以内，工作人员控制在会议代表人数的15％以内；国内管理会议参会人数原则上控制在50人以内，工作人员控制在会议代表人数的10％以内；国际会议应从严管控参会人数，除特殊情况经批准外，工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内，驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

第九条　举办会议应预先编制《湖北美术学院会议费支出预算表》（见附件1），列明会议名称、会议类别、会议时间、会议地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等，其中经费预算应细化到会议费开支项目，由项目负责人和各单位负责人按学校项目立项审批有关规定执行。

国内业务会议和国内管理会议会期或者参会人数不超过第八条规定标准的，由所在单位审批；超过规定标准的，需报业务归口管理部门审批。校内业务归口管理部门有其他审批规定的，同时应按其规定办理。

在华举办的国际会议应当由学校分管领导审批后报国际交流与合作处履行报批程序。

第十条　使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第十一条  各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第十二条 会议应优先安排在学校内部会议室、学术交流中心等场所。因工作需要必须在校外召开的，应根据经济性、便利性原则选择会议场所，在相应标准内据实支出。

会议不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开。

第十三条　参会人员无外地代表的会议，不安排住宿。工作人员除必须住会的以外，不安排住宿。校内会议不得安排住宿。

第十四条  需委托会务公司承办的会议，需在会议预算中明确提出，择优选择承办单位并签订合同，费用控制在定额标准内。会议费超过学校招投标限额需要招标的委托业务，按规定程序进行招投标，确定承办单位。

第十五条  对于使用多渠道资金举（承）办的会议，按照成本补偿的原则，在不以盈利为目的的前提下，各单位可适当向参会人员收取会议费，并在会议费预算表内披露收取标准。

第十六条  按成本补偿原则收取会议费的会议，优先使用收取的会议费。

第十七条  会议收取会务费、资助费的，必须开具合法票据，并纳入学校统一管理和核算。

第十八条　各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，一次性办理报销手续。会议费报销应提供以下资料：

（一）会议通知（包含会议议程）；

（二）经审批的会议费支出预算表（见附件1）；

（三）实际参会人员签到表；

（四）会议费支出决算表（见附件2）；

（五）发票、支出明细清单（盖销售方发票专用章）、原始明细单据（盖销售方发票专用章）、合同（协议）等相关资料；

（六）委托会议服务单位代办会议的，须提供会议服务单位开具的费用发票、原始明细单据（盖销售方发票专用章）、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

第十九条 会议费支付应按照学校公务卡管理制度的有关规定执行，以国库集中支付或公务卡方式结算。

第四章  监督管理

第二十条 会议公示

各单位应将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，按规定要求公开的，应向社会公开。

    第二十一条  会议纪律

(一) 由财政资金安排的会议不得向参会人员收取任何费用，不得以任何方式向下属机构转嫁或摊派会议费。

(二) 会议主办单位不得组织与会议无关的参观游览，不得宴请与会人员（国际会议除外），不得发放纪念品及物品。

(三) 各单位召开的表彰会，以精神鼓励为主，不得发放奖金或奖品。对有国家政策规定需要发放奖金或奖品的，其奖励数额和标准，参照相关文件执行。

(四) 校外会议不得到省委、省政府明令禁止的风景名胜区召开会议。

(五)严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务招待费。

(六) 严格执行会议用房标准，不得安排高档住房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和分量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

(七) 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得额外配发洗漱用品；严禁组织高消费娱乐、健身活动。

    第二十二条  会议责任追究

违反本办法规定，有下列行为之一的，由学校相关监督管理部门依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

（一）未经批准召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等报销会议费的；

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

    （六）其他违反本办法行为的。

第二十三条  学校举办的各类展览开幕式、重大活动参照本办法相关支出标准和审批程序执行。

第二十四条  学校召开的支出费用较为单一、人均费用较低的简易会议费用按日常办公费进行报销，不执行本办法规定。

第五章　附则

第二十五条  本办法由财务处负责解释。

第二十六条  本办法自印发之日起施行。

 

附件１

湖北美术学院会议费支出预算表

 

附件2　　　　　

湖北美术学院会议费支出决算表

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